Sistem dan Realita Kehadiran Kekinian

14 May 2008 at 3:52 pm 2 comments

Pagi itu seperti biasa penulis hadir di kantor mengisi absensi online, tepat waktu. Terlihat seorang cleaning service sedang melakukan tugasnya membersihkan lantai, kaca dan meja kursi front-office. Seorang lagi karyawan security yang belum pulang dari piket malamnya, sementara beberapa menit berselang petugas loket dan karyawan lainnya juga telah hadir. Namun, seseorang karyawan non-organik yang ditunggu kehadirannya untuk mengikuti coffee-morning belum juga datang. Akhirnya kegiatan itu pun dilangsungkan tanpa kehadirannya. Sejenak penulis berpikir keras, ada apa gerangan? Masih pentingkah hadir lebih awal?         

Beberapa hari kemudian, karena masih terus dipusingkan akan kata ‘kehadiran’ penulis pun mencari sumber-sumber untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tadi. Inilah, hasil pencariannya di internet. 

 

Daftar hadir manual ataupun yang telah menggunakan teknologi ini ibarat senjata bagi perusahaan untuk mendisiplikan karyawannya. Kedisiplinan merupakan faktor penting untuk terciptanya SDM yang berkualitas. Sehingga biasanya perusahaan akan memberikan perhatian pada hal-hal yang bisa meningkatkan keberhasilan secara efektif dan efisien. Untuk itu, salah satu paramater yang digunakan adalah kemampuan para karyawan untuk masuk kantor pada waktunya.

 

Ade Cahyana, seorang peneliti dari Pusat Penelitian Informatika – LIPI menuliskan bahwa pencatatan absensi karyawan merupakan salah satu faktor penting dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM / human resources management). Informasi yang mendalam dan terperinci mengenai kehadiran seorang karyawan dapat menentukan prestasi kerja seseorang, gaji / upah, produktivitas, atau kemajuan instansi/lembaga secara umum. Berbagai sistem telah diaplikasikan dalam hal pencatatan kehadiran ini, antara lain adalah:

  • Sistem Pencatatan Langsung

Sistem konvensional yang pertama kali kita pada umumnya dan penulis alami saat masih dibangku sekolah dulu, juga beberapa waktu ketika memulai karir sebagai seorang karyawan BUMN Telekomunikasi. Pencatatan karyawan seperti ini efektif ketika pengawasan dilakukan secara kontinyu namun tidak efisien karena menggunakan source yang tidak sedikit, seperti karyawan khusus dan waktu tentunya.  Tidak jarang pula pencatatan dilakukan secara borongan ketika akan mengkalkulasi jumlah gaji pada setiap akhir bulan.

  • Sistem Pencatatan dengan Mesin Kartu

Juga tergolong pencatatan absensi karyawan yang konvensional  karena memerlukan banyak intervensi pegawai agian administrasi SDM maupun kejujuran karyawan yang sedang dicatat kehadirannya. Sistem ini penulis pun pernah mengalami di sebuah perusahaan pengolahan kayu di Hilir Sungai Landak Pontianak 1990-1991 yang lalu. Hal ini sering memberikan peluang adanya manipulasi data kehadiran apabila pengawasan yang kontinyu pada proses ini tidak dilakukan semestinya. Proses pencatatan dan pelaporan kehadiran karyawan merupakan proses yang repetitif (berulang). Karyawan datang pada waktu tertentu dan mengambil kartu absensi dari rak kartu, kemudian  memasukkan kartu tersebut ke dalam mesin pencetak waktu dan tanggal pada kartu tersebut. Selanjutnya menyimpannya kembali di rak kartu. Setiap periode tertentu pegawai administrasi mengambil kartu-kartu absensi    tersebut dan mentabulasikan data-data absensi tersebut dalam spreadsheet dikomputer dan menyimpan kembali kartu-kartu tersebut pada rak ditempatnya masing-masing. Prosedur tersebut diulang-ulang terus menerus tanpa banyak perubahan. Pengulangan prosedur pencatatan absensi dan pelaporan pengupahan tersebut sebenarnya sangat cocok untuk menggunakan proses terotomatisasi seluruhnya oleh komputer.

  • Sistem Onlinisasi Absensi

Belakangan penulis sekali lagi mengalami sebuah proses perubahan yang cukup menjanjikan yang telah menggunakan proses otomatis yakni dengan sistem absensi online. Disini, setiap karyawan diwajibkan melakukan absensi sendiri-sendiri tanpa dapat diwakilkan kepada karyawan yang lain, karena pada sistem ini memerlukan sebuah password dan kata kunci tambahan yang dapat berupa suku, tanggal lahir atau besaran gaji pokok. Secara sistematik sistem ini sepertinya terlindungi dari praktek manipulasi kehadiran. Namun dapat saja sistem ini pun akan gagal ketika kejujuran akan kehadiran karyawan menipis.

 

Adakah sistem pencatatan yang benar-benar akurat dan terhindar dari praktek manipulasi?

Sistem pencatatan kehadiran berbasis biometrics (sidik jari) mampu menjawab permasalahan absensi diatas. Berdasarkan perbandingan dengan sistem lain sistem berbasis biometriks mempunyai keunggulan sebagai berikut:

 

  • Sidik jari tidak dapat dipalsukan dan digandakan

Banyak aplikasi-aplikasi yang menggunakan sidik jari sebagai identitas, bahkan sejak jaman VOC-Belanda dulu, sekarang KTP, SIM, Ijazah dan lainya karena memang sidik jari terciptakan sangat unik dan tidak sama, dan tidak dapat untuk dimanipulasi. Dengan sistem biometriks karyawan yang mencatatkan kehadirannya di sistem biometriks ini adalah benar-benar karyawan yang namanya tercantum dalam record komputer di database kepegawaian.

·         Kesalahan pencatatan dan manipulasi data dapat diminimalkan
Data absensi karyawan menjadi sangat akurat. Semuanya terotomatisasi dengan sistem kepegawaian sehingga intervensi manual oleh unauthorized user dapat dihindari

·         Sistem pelaporan terintegrasi dengan sistem informasi kepegawaian
Pencatatan absensi, pelaporan dan proses selanjutnya seperti pengupahan, prestasi kerja, uang transport  dan lain-lainnya dapat diintegrasikan bersama – sama. Sistem terpadu menghasilkan laporan yang akurat, cepat, dan efisien.

·         Sangat mudah digunakan

User hanya perlu menekan sensor dengan salah satu jari (misalnya jari jempol atau jari telunjuk) dan proses sisanya ditangani oleh sistem ini. Tampilan di layar monitor menggunakan grafis dan sangat informatif. Misalnya photo akan
muncul, berikut nomor induk pegawai, dan waktu kehadiran secara singkat dan jelas.

Sistem absensi biometriks ini tentunya akan menyelesaikan masalah-masalah klasik pencatatan absensi, yaitu diantaranya buddy punching, kartu yang hilang, pencatatan absensi yang kurang akurat, hingga keamanan informasi.

Tentunya tulisan ini hanyalah sebuah wacana, jika pun sistem ini dibangun dimasa mendatang tentunya harus sesuai dengan kebutuhan sehingga pemanfaatannya menjadi tepat guna. Pengembangan lebih lanjut berikut ujicoba yang teliti yang mencakup semua aspek pemakaian sistem ini perlu dilaksanakan sehingga menjadikan sistem yang handal dan sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

 

Diambil dari berbagai sumber :
– A
de Cahyana, Pusat Penelitian Informatika (PPI) – LIPI
Pengalaman pribadi penulis

Entry filed under: Tidak terkategori. Tags: .

Lirik lagu “Pelangi-pelangi” BBM Naik, kita tetap tegar bertahan

2 Comments Add your own

  • 1. welly hari susanto  |  2 June 2008 at 8:56 pm

    salam kenal bwt mas ade…..
    aku mau request laporan atau skripsi tentang absensi karyawan da pa gak?soalnya sekarang aku lagi tugas akhir
    sebelumnya makasih&ditunggu balasannya…

    Reply
  • 2. koko  |  6 June 2009 at 10:39 am

    Mas, tolong kirimkan laporan Sistem Onlinisasi Absensi beserta aplikasinya, sebelunya terima kasih

    Reply

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Trackback this post  |  Subscribe to the comments via RSS Feed


Penulis di Blog-ku

Twitt saye…

Komentar Pengunjungku

Arsip Tulisan

Kalender

May 2008
M T W T F S S
« Nov   Jun »
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031  

RSS Infokom

  • An error has occurred; the feed is probably down. Try again later.

Blog Stats

  • 145,483 hits

Web Hosting Gratis

Free Website Hosting

%d bloggers like this: